Ocena roczna z perspektywy przełożonego

Zbliża się koniec roku, czyli nadchodzi czas podsumowań, rozliczeń i oczywiście najważniejszych ocen rocznych. Dla niektórych to czas nadziei i być może zmian na lepsze, dla innych to rozmowa którą należy przeprowadzić i o niej zapomnieć. Słowo „ocena” kojarzy nam się z wydawaniem opinii często niepochlebnej, negatywnej. A tak naprawdę ocena roczna najczęściej jest czymś całkowicie przeciwnym bardzo pozytywnym i rozwojowym w aspekcie funkcjonowania całej organizacji.

Jak często jesteś uczestnikiem poniższego monologu?

„Odnoszę wrażenie, że te oceny roczne nic nie wnoszą do naszej firmy. Niby rozmawiam z pracownikami i mówię im o swoich oczekiwaniach, ale najczęściej spotykam się z oporem, a pierwszym punktem spotkania są najczęściej negocjacje dotyczące podwyżki. Wszyscy chcą brać, nie dając nic w zamian od siebie.

A chyba najgorsze co może być to wypominanie błędów i niepowodzeń. Wiadomo, że każdy chce otrzymywać same pochwały, ale te ciągłe wymówki, że pomyłki spowodowane są tylko błędami  innych i są najczęściej od nas niezależne… Jak mnie to frustruje! Często się zastanawiam jaki jest sens tych spotkań? Męczą mnie i nie przynoszą niczego konstruktywnego.”

Jak uniknąć sytuacji w której wychodzimy z tak negatywnym nastawieniem i przekonaniem, że nie do końca wszystko poszło w prawidłowym kierunku?
Rada jest jedna i prosta – przed każdą oceną roczną należy się przygotować. Na tym powinien się zakończyć artykuł, oczywiście gdyby to faktycznie było takie jednoznaczne i klarowne. Natomiast najważniejsze tym przypadku to odpowiedzieć na pytanie: jak przygotować się na taką rozmowę?

Poniżej opisanych jest kilka gotowych rozwiązań, które pomogą Ci w przeprowadzeniu całkowicie profesjonalnej oceny:

ETAP 1

Na pewno musisz pamiętać  o tym, że w trakcie rozmowy mówimy o przeszłości w sposób pozytywny oraz dajemy przestrzeń pracownikowi na odpowiedź na zadane pytanie: z czego szczególnie jest zadowolony i jakie odnosił sukcesy? Dopytujemy i omawiamy co nam udało się w ciągu ostatniego roku zrealizować wspólnie czy indywidualnie. O błędach czy porażkach wspominamy tylko w kontekście pytania co zrobić, aby unikać takich sytuacji lub co wynosimy dobrego z danego niepowodzenia.

ETAP 2

Poruszamy temat sytuacji obecnej, w jakim jesteśmy miejscu i jakie  mocne strony i umiejętności posiada pracownik. Wykorzystujemy pozytywnie odpowiedzi na pytania: Jakie są twoje mocne strony oraz jakie umiejętności posiadasz, których dotychczas jeszcze w firmie nie wykorzystałeś/aś?

ETAP 3

Zawsze należy rozmawiać o przyszłości w kontekście tego, co można zrobić aby poprawić realizację zadań przez pracownika. Omawiane są dotychczasowe niepowodzenia, ale w odniesieniu do możliwości poprawy, dlatego stają się bodźcami do przyszłego działania. Ważne jest, by lekcje wyniesione z analizy dawnych błędów połączone były z planem rozwoju, który może przynieść pozytywną poprawę w działaniu pracownika, a jednocześnie zwiększą jego motywację do pracy w organizacji.

ETAP 4

Postanowienia, które pojawią się w trakcie rozmowy o przyszłości należy wzmocnić  poprzez przejęcie odpowiedzialności za ich realizację przez pracownika. Określenie działań następuje wspólnie, ale ich wykonanie powinien przejąć oceniany.

ETAP 5

Menedżer zapewnia wsparcie w realizacji postanowień, dlatego koniecznie należy zadać pytanie o to w jaki sposób wspomóc pracownika w ich wykonaniu. Tej części rozmowy nie można pozostawić bez szczegółowych ustaleń, na zasadzie dość powszechnie stosowanego dialogu:

Manager: „Jak mogę Ci pomóc w realizacji tego zadnia?”

Pracownik: „Nie trzeba poradzę sobie.”

Manager: „Ok, super.”

Manager w trakcie rozmowy podejmuje wszelkie możliwe kroki m.in. poprzez udostępnienie konkretnych narzędzi, zasobów, wiedzy oraz pozytywnej kontroli, które wspomogą proces realizacji zadania.

ETAP 6

Na koniec pozostaje tylko określenie czasu realizacji. Zarówno ustalenie czasu końcowego jak i cząstkowego, który sprawi że zadania będą systematycznie wykonywane, a spotkania będą regularnie podsumowywać dotychczasową  pracę.

Korzystając z powyższych rad, przeprowadzisz ocenę w sposób satysfakcjonujący obie strony i pojawi się duża szansa, że zarówno pracownik jak i Ty wyjdziecie z rozmowy z poczuciem że Wasz czas nie został w żaden sposób zmarnowany.